Участник:ArmorAdmin/Руководство проектами — различия между версиями

Версия 14:10, 20 января 2010

Автор(ы): Чобиток Василий

Закон сопромата: нельзя опереться на то, что не оказывает сопротивления! (народная мудрсть)

Нереальные задачи

20.01.2010

Многие руководители считают, что поставить жёсткие (читай — невыполнимые) рамки выполнения задачи, это мотивировать подчинённых на максимальную отдачу, потому что они будут из кожи вон лезть, чтобы вписаться в эти рамки.

В подавляющем большинстве книг по управлению проектами для таких руководителей пишут, что постановка заведомо нереальных задач говорит подчинённым о том, что руководитель не заинтересован в результате и подчинённые не воспринимают эти задачи как те, которые вообще необходимо выполнять. И я на 100% согласен с этим утверждением.

Пример из моей практики. В проекте понадобилась полиграфия. Решить эту задачу поручили мне. В отделе поставок узнал что для этого нужно, заказал у дизайнера макет дизайна, получил его и в четверг направил в отдел поставок для заказа тиража в типографии.

В следующий понедельник беседую с менеджером отдела поставок. Он сообщает, что с типографией все предварительные вопросы решены, сегодня они выставили счет, наша бухгалтерия сможет оплатить завтра (во вторник), тираж типография будет печатать в течении двух дней после поступления денег на счёт типографии, после чего тираж надо будет забрать. В результате, по самым оптимистичным прогнозам мы получим полиграфию не раньше этой пятницы, если будут малейшие заминки, то на следующей неделе, но не позднее пятницы следующей недели. Я поблагодарил менеджера за информацию.

Во вторник звонит директор:

— Когда будет полиграфия?

— Через одну-две недели.

— Чтобы была готова к этому четвергу! — высказал он тоном не терпящим возражения.

— Хорошо.

Я не стал спорить потому, что спорить с глупостью тоже глупость. И не бросился выполнять это распоряжение потому, что оно нереальное — всё, что зависело от меня уже сделано, а кипишем и изображением бурной деятельности запущенную машину никак уже не ускорить. Моя «бурная деятельность» будет только отвлекать людей, которые делают эту работу.

Полиграфия поступила в следующий вторник. Ровно тогда, когда она реально и могла поступить.

Муха и слон. Управленческая басня в прозе

13.01.2010

Сидит на куче свежего навоза стая мух.

— Нам всю кучу не одолеть! — говорит одна из них.

— Да, это не корова, а какой-то слон. — отвечает вторая.

— Я знаю, что нужно делать. В новом офисном здании по соседству такие умные люди поселились, так они вчера что-то про слонов говорили…

И послала стая двух мух набраться уму-разуму у умных людей. Первая влетела в форточку первого этажа, вторая не поленилась подняться до второго…

Офис 1 этажа

Присутствуют: Шеф, зам по науке, главный экономист, начальник сбыта, аналитик Соображалкин, секретарь.

Шеф: Товарищи! В прошлом месяце наш оборот составил 5 миллиардов, прибыль — 500 млн. Аналитик Соображалкин в курилке высказал мне мыслю как сократить наши накладные расходы на 1 миллиард, в результате прибыль составит 1.5 миллиарда в месяц. Хочу, чтобы вы выслушали его соображения. Слово предоставляется товарищу Соображалкину.

Зам по науке: Извините, а можно вопрос: тов. Соображалкин свою мыслю оформил документально?

Шеф: Нет, он, к сожалению, буквы путает.

Зам по науке: Не проблема, у меня есть Писарчук, он прекрасно конспектирует и оформляет идеи.

Шеф просит секретаря срочно вызвать Писарчука. В это время влетает муха. Зам по науке, заполняя паузу, рассказывает различные истории.

Зам по науке: …да, так вот, вчера наш заокеанский друг учил как управлять проектами и загадал такую загадку: «как съесть слона?», ответ: «по кусочку»…

Приходит Писарчук, Соображалкин начинает рассказывать идею. В это время Шеф замечает муху на своём столе, тихо скручивает журнал, резко бьёт им по столу и поднимает убитую муху за крыло.

Короткая пауза. Шеф, торжествующе: «Попал!» Присутствующие улыбаются.

Зам по науке: Браво!

Шеф: извините, что прервал. Соображалкин, продолжайте.

По результатам Писарчук отправляется оформлять идею Соображалкина, главный экономист — готовить исходные данные для Писарчука, начальник сбыта — договариваться с новыми поставщиками, дохлая муха в форточку. Через две недели месячная прибыль компании возрастает в три раза.

Про муху все как-то и забыли.

Офис 2 этажа

Присутствуют: большой босс, первый зам, три зама, главные специалисты, начальники отделов, специалисты Прямой, Гибкий, Пластичный, прочий офисный планктон и перепуганный Студент посыльный. Пластичный сидит у вентиляционного отверстия и слушает что обсуждают этажом ниже.

Босс: У нас ЧП! Надо покрасить стены туалета, а Студент посыльный купил банку краски за 100, вы представляете?! За СТО!!!

Все недоуменно пожимают плечами.

Босс: Как, вы не понимаете?! На другом конце города эта банка стоит 85, передаю по буквам: восемьдесят пять!!!

Студент посыльный: я отдам, из зарпла…

Босс: Замолчите! Как вы не понимаете?! Дело не в пятнадцати! Мне не нужны деньги из вашей зарплаты! — достаёт толстый кошелек, из него купюру 20 и суёт её ошарашенному студенту, — Вот, возьмите, покушаете мороженное… Дело не в деньгах, дело в другом!!! Вы не хотите думать! Вы не хотите работать! Цели компании, трудовая дисциплина, корпоративные ценности!..

Босс, продолжает: Зам по поставкам, почему Студент не знает где и по какой цене покупать краску? Он не виноват, это вы упустили! Пишите объяснительную. Зам по общим вопросам, почему Студент не смог доложить мне цели компании? А ведь в пункте 3.18 целей компании написано: «Экономия любой ценой!» Он не виноват, это вы упустили! Пишите объяснительную. Инженер по безопасности труда, почему студент не смог доложить мне меры безопасности при покупке кра…

В это время влетает муха.

Босс: Аааа! Начальник хозяйственного отдела! Почему в офисе мухи??? Тут гов… мёдом помазано? Ага, значит ваши уборщицы плохо убирают, а вы за этим не следите!

Начхоз: Да она ж сама вле…

Босс: Молчите! Мне не нужны ваши оправдания, я хочу знать почему? Почему всё так хреново? О! Да это не муха, смотрите, какая жирная, это целый слон! Кто может сказать, что нам делать со слонами?! Специалист Прямой, доложите, что делать со слоном?

Специалист Прямой: Никакой это на фиг не слон, обычная муха, надо просто взять мухобойку и…

Босс: Никто не хочет думать! Что значит взять мухобойку? Его про слона спрашивают! Начальник отдела кадров, готовьте приказ на увольнение Прямого с завтрашнего дня, нам тут не нужны люди, которые не хотят думать. Специалист Гибкий, доложите ваши соображения!

Специалист Гибкий: Ну, я бы при борьбе со слоном предложил абстрагироваться от сущности слона и инкапсулировать её в насекомом, например, мухе. Таким образом мы можем свести борьбу со слоном к одному удару мухобойкой…

Босс: Уже лучше… Специалист Пластичный!

Специалист Пластичный, подслушав беседу снизу: Ну как же так можно? Босс сказал слон, а вы инкапсулировать его до мухи? Посмотрите на неё, это же не муха, даже не слон, а целый мамонт! Вот иностранные специалисты считают, что съесть слона можно по кусочкам…

Муха поднялась со стола и вылетела в форточку, но она уже никому не интересна.

Босс: Вот! Видите, как надо думать! Слона можно съесть по кусочкам! В самом деле, попробуйте проглотить его целиком — не выйдет! Начальник отдела кадров, Гибкого тоже уволить! Начальник планового отдела, составьте план проекта «Слон по кусочкам», вы еще не забыли, как строят диаграммы Ганта? Начфин, подготовьте смету проекта. Всем начальникам служб: подготовить служебные записки со списком мероприятий, которые необходимо запланировать службам в рамках проекта «Слон по кусочкам», записки подать до 13:26 завтра!

В это же время у кучи навоза

— Люди говорят, что навоз слона надо кушать постепенно.

— Какие светлые головы!

Мораль

Мораль сей басни такова: не делай для мухи слона.

Не мешать людям работать

12.01.2010

Отец долгие годы руководил кафедрой, подготовил несколько десятков кандидатов наук, он — лучший из руководителей, чью работу мне пришлось наблюдать лично.

Он говорил: «Главная задача руководителя — не мешать людям работать!»

Рабочее время

29.07.2009

Вчера меня «попросили» подождать для посовещаться. Начали около 20:00, домой заявился после 22-х. Моя мама — старый больной человек. Она вчера получила черствый хлеб и не получила мороженное, которое ждала (уже негде было купить)…

Человек, который работает эффективно, успевает сделать свою работу в рабочее время. Бывают редкие случаи (где-то раз в квартал-год), когда необходимо неожиданно выполнить срочную работу, здесь надо быть готовым закрыть вопрос не считаясь со временем суток. Но по-хорошему эти случаи носят внешний характер («Шеф, все пропало! Гипс снимают, клиент уезжает!»), а не внутреннего происхождения. Если решение текущих производственных вопросов назначается руководством на внеурочное время, значит таким образом руководство поощряет подчиненных работать неэффективно.

Управление задачами

29.07.2009

Такой случай из практики. Есть руководство пользователя в PDF формате. При копировании из него текста в другой документ, буквы в заголовках повторяются по ддвваа ррааззаа, хотя в PDF заголовки выглядят нормально. Регистрируем ошибку. Вполне естественно, что на функционирование она не влияет, не критична, её можно отложить далеко на потом.

Прошло два месяца. Руководитель проекта закрыл задачу без её разрешения с формулировкой «закрываю как некритичное». Нельзя просто так закрывать задачи только потому, что они некритичные. Если некритичные задачи висят по два месяца, это проблема организации управления проектом, но не повод забить на всё и вся.

С другой стороны, бывает, когда несущественная проблема требует для решения существенных затрат. Может быть, её стоит оставить в покое и забыть, но не в приведенном примере, где техписателю необходимо не больше 20 минут, чтобы подправить в документе заголовки.